TOPIC:

urumlarda, kullanıcıların yazıcılardan aldığı çıktıların takip edilmesi ve saklanması, kurumsal dökümanların kontrolsüz olarak kurum dışına çıkarılmasını engellemek için gereklidir. Kullanıcı çıktılarının merkezi olarak takip edilebilmesi için çeşitli yöntemler bulunmaktadır. Bu yöntemlerden biri, yazıcıları kullanıcılarda doğrudan tanımlamak yerine, Microsoft’un Yazıcı Sunucusu (Print Server) özelliğini kullanmaktır. Bu yöntemde yazıcılar, Yazıcı Sunucusunda tek tek tanımlanır ve daha sonra paylaşıma açılır. Kullanıcılar bu yazıcı sunucusuna bağlanarak çıktılarını alabilir. Dolayısıyla çıktılar önce yazıcı sunucusuna daha sonra yazıcılara gider. Böylece çıktıların merkezi bir sunucuda saklanması sağlanır. Bu yöntemde en önemli nokta, çıktıların yazıcı sunucusunda saklanması için gerekli olan ayarlamaların yapılmasıdır. Bu yönteme ilişkin adımlar bu yazıda ayrıntılı bir şekilde anlatılmıştır.

İlk işlem herhangi bir Windows sunucu üzerine Yazıcı Sunucusu kurmaktır. Bu yazıda anlatılacak olan adımlar Windows 2003 Sunucu için tanımlanmıştır. Windows 2003 Sunucu üzerinde Yazıcı Sunucusu kurmak için şu adımlar uygulanır:

Başlat => Administrative Tools => Configure Your Server Wizard tıklanır.
Welcome to the Configure Your Wizard ekranında Next tıklanır.
Preliminary Steps ekranında Next tıklanır. Bu işlemde sonra sihirbaz ağ ayarlarını tespit edecektir.
Server Role ekranı açılır. Bu ekranda sunucuya ekleyebileceğimiz çeşitli özellikler görülmektedir. Print Server seçilerek Next tıklanır.

1.png
Şekil 1. Sunucu Rolleri

Printers and Printer Drivers ekranında Windows 2000 and Windows XP clients only seçeneği seçilerek Next tıklanır.
2_copy.png
Şekil 2. İstemci tipi seçme

Summary of Selections ekranında Next tıklanır. Bu işlemden sonra yazıcı ekleme ekranı açılır.
Yazıcı ekleme ekranında standart yazıcı ekleme adımları izlenerek yazıcılar eklenir. Bu adımda dikkat edilmesi gereken nokta, yazıcıların paylaşıma açılmasıdır. Daha sonra bu paylaşım özelliği kullanılarak kullanıcıların yazıcıyı eklemesi sağlanacaktır.
Windows Yazıcı Sunucusu kurulduktan ve yazıcılar bu sunucuda tanıtılarak paylaşıma açıldıktan sonra, yazıcı çıktılarının yazdırıldıktan sonra silinmemesi için gerekli ayarlamalar yapılır:

Windows Yazıcı Sunucusunda Start => Printers and Faxes tıklanır. Eklenmiş olan bütün yazıcılar üzerinde tek tek aşağıdaki adımlar uygulanacaktır.
Yazıcı üzerinde sağ tıklanır ve Properties tıklanır.
Advanced tabında Keep Printed Documents ayarına tik konulur ve OK tıklanır.
3.png

Şekil 3. Çıktıların saklanması için gerekli ayar

Yazıcı çıktılarının bir kopyasının kaydedildiği klasör varsayılanda C:\WINDOWS\system32\spool\PRINTERS klasörüdür. İstendiği takdirde bu klasör değiştirilebilir ve çıktılar başka bir klasörde saklanabilir. Bunun için Printers and Faxes penceresinde File Server Properties tıklanır. Açılan pencerede Spool Folder değiştirilir.
4.png
Şekil 4. Çıktı klasörünü değiştirme

Bu işlemden sonra kullanıcıların paylaştırılan yazıcıları paylaşım üzerinden eklemesi sağlanır.
Kullanıcılardan gelen yazıcı çıktılarını tek bir sunucuda topladık ve kaydettik. Peki bu çıktıları nasıl açabiliriz? Her bir yazıcı çıktısı için iki ayrı dosya oluşturulur. Yazıcı çıktıları SPL formatında kaydedilmektedir. Çıktıya ilişkin bilgiler ise SHD formatında kaydedilmektedir. Bu dosyaları düzgün bir şekilde açabilmek için bazı yazılımlar kullanmak gerekmektedir.

EMF Spool Viewer yazılımı yazıcı çıktılarını açabilen ücretsiz bir yazılımdır. Bu yazılımda spl uzantılı dosyalar tek tek gösterilerek açılabilmektedir. Program www.codeproject.com sitesinden indirilebilir. Bu programlar haricinde de SPL formatındaki dosyaları açmak için kullanılabilecek yazılımlar bulunmaktadır.